Pieczęć elektroniczna Szafir

System jest przeznaczony dla producentów i innych dostawców w celu rejestracji określonych rodzajów produktów wprowadzanych na rynek wewnętrzny UE. Firmy zainteresowane zgłoszeniem lub aktualizacją swoich produktów powinny posiadać kwalifikowany certyfikat pieczęci elektronicznej. Kwalifikowana pieczęć elektroniczna KIR jest akceptowana w systemie EPREL.

Zgodnie z art. 4 Rozporządzenia wykonawczego Komisji (UE) 2024/994 z dnia 2 kwietnia 2024 r., dostawcy produktów objętych zakresem rozporządzeń dotyczących etykietowania energetycznego mają obowiązek rejestracji każdego nowego modelu produktu w "bazie danych produktów" przed wprowadzeniem takiego produktu na rynek. Baza takich produktów została utworzona i jest znana pod nazwą "EPREL" (European Product Registry for Energy Labelling). Wiarygodność i bezpieczeństwo danych zarejestrowanych w bazie danych jest zapewnione dzięki weryfikacji tożsamości dostawców za pomocą procedury elektronicznej wykorzystującej kwalifikowane pieczęcie elektroniczne (w przypadku osób prawnych) lub kwalifikowane podpisy elektroniczne (w przypadku osób fizycznych). 

0pieczętowanie dokumentu księgowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.

Aktualnie obowiązujące prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów. Elektroniczna archiwizacja dokumentów ułatwia dostęp do danych i poprawia przepływ informacji wewnątrz instytucji.

Po zastosowaniu kwalifikowanej pieczęci modyfikacja opieczętowanego pliku przez osoby nieuprawnione nie jest możliwa.

Pieczęć elektroniczna chroni personalne dane pracownika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Większość spraw firmowych nie wymaga udostępniania danych wrażliwych indywidualnego pracownika. Odbiorca e-dokumentu opatrzonego e-pieczęcią ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.

Zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji. Redukuje koszty i ślad węglowy.

Opieczętowane dokumenty są dystrybuowane drogą e-mailową, co usprawnia kontakty wewnętrzne i zewnętrzne firmy. Przyspieszenie i ułatwienie obsługi dokumentów poprawia komfort pracy i oszczędza czas pracowników.