W Tokio jest już jutro – jak prowadzić biznes w różnych strefach czasowych
Coraz więcej polskich firm działa na arenie międzynarodowej, realizując zagraniczne inwestycje lub otwierając regionalne placówki i oddziały. Konieczność zarządzania biznesem w różnych strefach czasowych niesie ze sobą wymóg sprawnego załatwiania formalności – bez względu na to, gdzie w danej chwili znajduje się zarząd firmy, a gdzie jej partnerzy i współpracownicy oczekujący na podpis pod kontraktem.
Jak wynika z badań, polscy przedsiębiorcy dobrze sobie radzą na arenie międzynarodowej. Tylko w 2022 r. skumulowana wartość polskich inwestycji zagranicznych przekroczyła 130,5 mld zł, to prawie 21 mld więcej niż rok wcześniej. W tym okresie działalność na rynkach zagranicznych prowadziło ponad 1,8 tys. rodzimych biznesów. Inne raporty wskazują, że w 2024 roku aż 75 proc. polskich firm z sektora retail chce rozwijać zagraniczne kanały sprzedaży internetowej, a nieco ponad połowa zamierza otworzyć sklepy stacjonarne poza Polską.
Ekspansja i tworzenie kolejnych oddziałów firmy oznacza postępujące rozproszenie personelu. Na porządku dziennym jest też organizacja firmy w postaci sieci oddziałów rozsianych po różnych miejscach globu. Jednym z głównych wyzwań tej sytuacji jest koordynacja komunikacji między zespołami pracującymi w różnych częściach świata. Po pierwsze, firmowe procesy generują ogromne ilości dokumentów – umów, kontraktów, dokumentów kadrowo-płacowych, które muszą być dostępne dla pracowników w różnych lokalizacjach i strefach czasowych. Po drugie, opóźnienia w przesyłaniu dokumentów mogą wpłynąć na wydajność i spowalniać decyzje biznesowe.
– Dla skutecznego zarządzania międzynarodowym biznesem, kluczowe jest zarówno utrzymanie płynnego przepływu informacji, jak i pełna kontrola nad całym procesem obiegu dokumentów – wskazuje Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. – Cyfryzacja i automatyzacja przyspieszają wiele procesów biznesowych, minimalizując potrzebę ręcznego przetwarzanie dokumentów. Co równie ważne, umożliwiają śledzenie zmian i kontrolę dostępu, co znacznie podnosi poziom bezpieczeństwa. Przedsiębiorstwo może monitorować, kto i kiedy miał dostęp do konkretnych plików – podkreśla Elżbieta Włodarczyk.
Z punktu widzenia bezpieczeństwa równie istotną kwestią, co kontrola dostępu, jest zapewnienie wiarygodności i autentyczności dokumentów. Osoby fizyczne, do potwierdzania tożsamości i formalnego autoryzowania czynności, mogą posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Innym rozwiązaniem dla firm, o tożsamym przeznaczeniu i charakterze jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna. To narzędzie, które pozwala na prawnie wiążące elektroniczne stemplowanie dokumentów. Jest ono regulowane przez rozporządzenie eIDAS, co sprawia, że ma zastosowanie jako narzędzie prawnie obowiązujące w każdym państwie Unii Europejskiej.
– Pieczęć elektroniczna gwarantuje integralność dokumentu, zabezpieczając go przed nieautoryzowanymi zmianami. Po jej zastosowaniu modyfikacja opieczętowanego pliku przez osoby nieuprawnione jest niemożliwa. Dzięki temu firma może być pewna, że jej cyfrowe archiwum jest całkowicie chronione – podkreśla Elżbieta Włodarczyk.
Pieczęć elektroniczna to naturalny sposób autoryzacji wszelkich czynności formalno-prawnych, począwszy od umów, przez raportowanie, na fakturach kończąc. – Niezależnie od tego, czy e-pieczęć stosujemy do stemplowania oficjalnej korespondencji z klientami, partnerami lub administracją, czy do pieczętowania dokumentacji wewnętrznej, dzięki niej podnosimy komfort i optymalizujemy czas pracy – dodaje Elżbieta Włodarczyk.
W ofercie KIR kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest dostępna w trzech wariantach: na karcie kryptograficznej oraz w module kryptograficznym HSM dostarczanym przez KIR lub własnym module klienta. Nowością jest pieczęć mobilna, dostępna na dowolnym urządzeniu, jak laptop czy telefon, bez karty i czytnika. Do każdej pieczęci składanej przez portal mSzafir dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu. Klienci mogą wybrać pieczęci mobilne z terminem ważności rok lub dwa lata i z optymalnym dla siebie pakietem: od 500 do 100 tys. sztuk pieczęci.
