Pieczęć elektroniczna w cyfrowym urzędzie
Cyfrowe rozwiązania wspierają prowadzenie urzędu w sposób przyjazny i dla klienta i dla pracownika. Należy do nich pieczęć elektroniczna, czyli cyfrowy certyfikat, który potwierdza, że dokument w danej wersji pochodzi z konkretnej instytucji. Oznacza to, że kwalifikowana pieczęć potwierdza integralność danych i autentyczność ich pochodzenia.
Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to rozwiązanie regulowane przez rozporządzenie eIDAS, co sprawia, że jest narzędziem prawnie obowiązującym w każdym państwie Unii Europejskiej. E-pieczęć wydawana jest wyłącznie przez sprawdzonych dostawców usług zaufania, którzy widnieją w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji, prowadzonym przez NBP. Mogą się nią posługiwać podmioty posiadające osobowość prawną, m.in. firmy, organizacje, jednostki samorządu terytorialnego i inne urzędy administracji publicznej. Podobnie jak kwalifikowany podpis elektroniczny, e-pieczęć potwierdza formalny charakter dokumentów i gwarantuje ich skutki prawne.
Pieczęć elektroniczna zawiera nazwę podmiotu posiadającego osobowość prawną oraz jego dane weryfikacyjne (adres, NIP, REGON). Dzięki e-pieczęci można w urzędzie pracować z dokumentami w wersji cyfrowej, zapewniając im pełną moc prawną na terenie Polski i Unii Europejskiej, bez posługiwania się własnymi danymi personalnymi.
Pieczęć elektroniczna ma wiele zastosowań:
- Przesyłanie wiążących e-faktur – opieczętowanie dokumentu księgowego kwalifikowaną pieczęcią elektroniczną zapewnia integralność danych i poświadcza prawdziwość źródła pochodzenia dokumentu. Dzięki temu odbiorca wie, kto przesłał mu dokument i ma pewność, że nie został on zmodyfikowany.
- Elektroniczne archiwum dokumentów – aktualnie obowiązujące prawo pozwala przetwarzać dokumenty papierowe na formę cyfrową. Korzystanie z kwalifikowanej pieczęci chroni instytucję w sytuacji utraty fizycznych dokumentów.
- Udostępnianie elektronicznych zasobów geodezyjnych i kartograficznych – pieczęć kwalifikowana na mapie w formie cyfrowej zapewnia autentyczność otrzymanego pliku.
- Wydawanie dokumentacji urzędowej w formie elektronicznej – dzięki nowelizacji KPA urzędy mają możliwość wydawania pism, oświadczeń, zaświadczeń i decyzji w formie elektronicznej. Pieczętowanie nadaje moc prawną dokumentom urzędowym.
- Elektroniczne tytuły wykonawcze – urzędy mogą przesyłać między sobą noty obciążające, decyzje czy uchwały w formie cyfrowej. Przyspiesza to egzekwowanie długów i zapewnia transparentność informacji.
- Integralność i autentyczność dokumentów i ich kopii – pieczęć uniemożliwia modyfikację opieczętowanego pliku.
- Poczucie bezpieczeństwa dla wystawcy i odbiorcy dokumentu – pieczęć elektroniczna chroni personalne dane urzędnika, ponieważ nie zawiera prywatnych informacji. Odbiorca e-dokumentu ma pewność, że pismo pochodzi z danej instytucji i że nikt nie dokonał w nim zmian.
- Niższe koszty i dbałość o środowisko – zastąpienie papierowych dokumentów wersją cyfrową eliminuje koszty drukowania, kopiowania, dystrybucji i archiwizacji. Redukuje koszty i ślad węglowy.
- Usprawnienie pracy i komunikacji – przesyłanie dokumentów drogą e-mailową, przyspiesza ich obieg, poprawia komfort pracy i oszczędza czas pracowników.
