Postępująca cyfryzacja i towarzyszące jej wyzwania w zakresie cyberbezpieczeństwa wymagają odpowiedzialnego podejścia firm do obrotu danymi. W 2023 r. aż 66 proc. polskich przedsiębiorstw zmagało się z problemami związanymi z bezpieczeństwem danych, co pokazuje skalę zagrożeń. Jednocześnie w tym samym okresie łupem cyberprzestępców padło 2,6 mld informacji, co jeszcze bardziej uwydatnia potrzebę korzystania z nowoczesnych narzędzi do autoryzacji dokumentów.

W latach 2013-2022 liczba naruszeń danych wzrosła trzykrotnie – takie wnioski płyną z badania przeprowadzonego przez Stuarta Madnicka z Massachusetts Institute of Technology na potrzeby raportu Apple. Wniosek? Firmy powinny nie tylko lepiej zabezpieczać swoje dane, ale również korzystać z narzędzi, które umożliwiają potwierdzanie autentyczności dokumentów. Doskonałym rozwiązaniem w tym zakresie jest kwalifikowana pieczęć elektroniczna od KIR, dostępna w kilku wygodnych dla użytkownika wariantach.

– Postępująca cyfryzacja zwiększa wymagania dotyczące bezpieczeństwa informacji. Równolegle wzrasta zapotrzebowanie na nowoczesne narzędzia autoryzacji i potwierdzanie autentyczności dokumentów – mówi Elżbieta Włodarczyk, Dyrektor Linii biznesowej podpis elektroniczny w KIR. Jak dodaje, mobilna, kwalifikowana pieczęć elektroniczna jest optymalnym narzędziem dla każdej firmy i organizacji, które chcą mieć pewność, że w bieżącym obiegu znajdują się tylko autoryzowane dokumenty, z gwarancją źródła pochodzenia.

Innowacyjna usługa zaufania

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna to cyfrowy odpowiednik tradycyjnej pieczęci firmowej. Pojęcie to zostało wprowadzone w unijnym rozporządzeniu eIDAS (ang. electronic IDentification, Authentication and Trust Services) z myślą o firmach i instytucjach, które dzięki e-pieczęci mogą autoryzować udostępniane przez siebie dokumenty. W przeciwieństwie do podpisu elektronicznego, który odnosi się do konkretnej osoby fizycznej, e-pieczęć dotyczy organizacji – zawiera m.in. nazwę rejestrową, identyfikator (np. NIP czy KRS) oraz adres. E-pieczęć znacznie ułatwia pracę z dokumentami w formie cyfrowej, bez konieczności posługiwania się danymi osobowymi pracownika (czego wymaga e-podpis)w.

Przedsiębiorca może korzystać z e-pieczęci dostępnej w kilku opcjach. KIR – hub technologiczny i rynkowy lider w dziedzinie usług zaufania – udostępnia kwalifikowaną pieczęć elektroniczną na karcie kryptograficznej oraz pieczęć na module kryptograficznym HSM (ang. Hardware Security Module), czyli na sprzętowym module bezpieczeństwa – urządzeniu do przechowywania i zarządzania kluczami bezpieczeństwa. Najnowszą usługą w ofercie KIR jest kwalifikowana pieczęć mobilna – rozwiązanie, które można stosować na dowolnym urządzeniu, takim jak laptop czy telefon, bez potrzeby korzystania z czytników, kart oraz dodatkowego oprogramowania.w.

W tym wariancie składanie pieczęci jest możliwe za pomocą portalu mSzafir (do każdej e-pieczątki dołączany jest kwalifikowany znacznik czasu), aplikacji mobilnej mSzafir lub dowolnej aplikacji z funkcją pieczętowania. W przypadku kwalifikowanej pieczęci mobilnej klienci KIR mogą wybrać pieczęci z terminem ważności rok lub dwa lata i z optymalnym dla siebie pakietem: od 500 do 100 tys. sztuk pieczęci. Kwalifikowana e-pieczęć wydawana jest wyłącznie przez sprawdzonych dostawców usług zaufania, którzy widnieją w rejestrze Narodowego Centrum Certyfikacji.

Bezpieczeństwo dokumentów

Kwalifikowana pieczęć elektroniczna znajduje zastosowanie w różnych obszarach działalności – służy do autoryzowania oficjalnej korespondencji, e-faktur i innych dokumentów księgowych, regulaminów, zaświadczeń czy sprawozdań. Dokumenty z e-pieczęcią można łatwo zweryfikować pod kątem autentyczności, co znacząco zmniejsza ryzyko oszustw i manipulacji. Wdrożenie takiego rozwiązania stanowi znak jakości w zakresie ochrony danych firmy. Jest to również jasny sygnał dla partnerów biznesowych, że firma odpowiedzialnie podchodzi do kwestii cyberbezpieczeństwa i świadomie wdraża innowacyjny model prowadzenia biznesu.

Firmy udostępniają wiele dokumentów na swoich stronach internetowych. Regulaminy czy instrukcje można pobrać i przy obecnych możliwościach stosunkowo prosto zmanipulować. Korzystanie z e-pieczęci zwiększa bezpieczeństwo danych i zapewnia wysoką ochronę dokumentów przed nieautoryzowanymi zmianami. W praktyce oznacza to, że po zastosowaniu e-pieczęci modyfikacja opieczętowanego pliku przez osoby nieuprawnione nie jest możliwa, a w przypadku jakichkolwiek wątpliwości można jasno ustalić, czy dokument jest autentyczny i czy nie został zmieniony.

Wygoda operacji biznesowych

E-pieczęć ułatwia obsługę klienta i kontrahentów, a możliwość jednoczesnego stemplowania wielu dokumentów znacznie przyspiesza wewnętrzne procesy. Gwarantuje też sprawniejszą komunikację z klientami i partnerami. Cyfrowa pieczęć eliminuje konieczność drukowania, skanowania i fizycznego przesyłania dokumentów, pozwalając zredukować ilości zużywanych materiałów biurowych, oszczędza czas i pieniądze i – co równie istotne – zmniejsza ślad węglowy. Narzędzie jest honorowane we wszystkich krajach Unii Europejskiej, co ułatwia prowadzenie międzynarodowych relacji biznesowych. Pieczęć będzie również wspierać planowane wdrożenie regulacji dotyczącej KSeF, czyli Krajowego Systemu e-Faktur. Inwestycja w e-pieczęć to krok w stronę zwiększenia biznesowej efektywności i bezpieczeństwa. 

Artykuł opublikował portal forsal.pl 22 lipca 20224.