Dlaczego nie wszystkie podpisy elektroniczne są sobie równe?

Każdy podpis zaufany to podpis elektroniczny, ale nie każdy podpis elektroniczny jest podpisem kwalifikowanym. To zdanie, w którym są trzy różne pojęcia odnoszące się do usług zaufania. Powinniśmy je poznać bliżej, bo postępująca cyfryzacja oznacza, że błyskawicznie się upowszechniają. Dlatego warto wyjaśnić wątpliwości związane ze stosowaniem podpisów elektronicznych i różnice między nimi.

Odkąd technologie cyfrowe na stałe zagościły w naszym życiu, coraz więcej spraw załatwiamy online – począwszy od zadań związanych z pracą, przez codzienne sprawunki w gospodarstwie domowym, na zakupach, rozrywce i podatkach kończąc. Im bardziej jesteśmy obecni w świecie wirtualnym, tym większego znaczenia nabiera bezpieczeństwo i ochrona naszej cyfrowej tożsamości, jak również wiarygodność w relacjach online.

Cyberbezpieczeństwo jest dla Polaków obszarem uświadomionych obaw – jak wynika z badań, ponad 67 proc. z nas obawia się kradzieży tożsamości lub numeru PESEL, a niewiele mniej, bo 64 proc. – kradzieży danych uwierzytelniających do konta bankowego lub danych karty płatniczej. Analizy trendów bezpieczeństwa wprost wskazują, że „tożsamość to nowe przedpole” – pierwsza linia obrony przed incydentami.

Z myślą o bezpieczeństwie w dostępie do usług świadczonych drogą elektroniczną i obiegu dokumentów cyfrowych, szczególnie pod kątem komunikacji online z administracją publiczną, instytucjami finansowymi i innymi podmiotami gospodarczymi, powstały narzędzia umożliwiające zdalne potwierdzenie tożsamości oraz zdalne podpisanie dokumentów m.in. Profil Zaufany i kwalifikowany podpis elektroniczny. Polscy internauci od dawna mają dostęp do tych rozwiązań. Dziś są one  powszechnie wykorzystywane, ale warto wiedzieć o różnicach pomiędzy różnymi narzędziami używanymi w komunikacji online, m.in. pomiędzy Profilem Zaufanym a kwalifikowanym podpisem elektronicznym.

Profil Zaufany – kiedy i gdzie używać?

Profil Zaufany jest niekomercyjnym środkiem identyfikacji elektronicznej, który jest zakładany w oparciu o zweryfikowane i potwierdzone dane osobowe. Jest unikatowy dla każdego posiadacza – można mieć tylko jeden Profil Zaufany. Według danych Ministerstwa Cyfryzacji, od momentu udostępnienia w 2011 roku do 2023 roku, Polacy założyli 16 mln Profili Zaufanych. Służą one wyłącznie do kontaktów z administracją publiczną, a ich zastosowanie jest dwojakie.

Po pierwsze, posiadacz Profilu Zaufanego może zdalnie potwierdzić swoją tożsamość w relacjach z administracją publiczną, np. logując się do usług i serwisów publicznych. Będąc w urzędzie osobiście, musimy na potrzeby identyfikacji okazać dokument tożsamości, natomiast w przypadku korzystania z e-usług do identyfikacji może posłużyć Profil Zaufany (tak samo jak mObywatel, e-dowód czy bankowość elektroniczna poprzez mojeID).

Po drugie integralną część Profilu Zaufanego stanowi podpis zaufany, którym możemy podpisać dokument wysyłany do urzędu za pośrednictwem formularzy online, dostępnych np. w serwisie biznes.gov.pl czy na platformie ePUAP. Korzystając ze strony gov.pl, możliwe jest też sprawdzanie lub podpisanie dokumentu, który został zapisany na dysku lokalnym (np. komputera, telefonu). Podpis zaufany, potwierdzony Profilem Zaufanym, zastępuje w komunikacji z urzędem własnoręczny podpis, ponieważ jest z nim równoważny pod względem skutków prawnych. Podpisem zaufanym podpiszemy wszelkiego rodzaju wnioski i deklaracje składne do urzędów, podania dotyczące spraw mieszkaniowych i podatkowych, jak też związane z założeniem i prowadzeniem działalności gospodarczej, oraz skargi i odwołania. W ten sposób możemy nawet zgłosić przestępstwo.

Założenie Profilu Zaufanego jest bezpłatne. Można to zrobić online, korzystając z potwierdzenia tożsamości za pośrednictwem bankowości elektronicznej (z wykorzystaniem mojeID – usługi dostarczanej przez KIR, dostępnej dla ponad 22 mln Polaków). Profil Zaufany jest ważny przez trzy lata, a przed upływem tego okresu można wydłużyć jego ważność o kolejne trzy.

Podpis kwalifikowany – wyższy poziom bezpieczeństwa

Podobnie jak w wypadku podpisu zaufanego w ramach Profilu Zaufanego, sygnowanie dokumentu elektronicznym podpisem kwalifikowanym jest równoważne ze złożeniem własnoręcznego podpisu na fizycznym dokumencie. Na tym jednak kończą się podobieństwa między tymi dwiema formami zdalnego podpisania dokumentu. Przede wszystkim podpis kwalifikowany może być używany bardziej wszechstronnie – w kontakcie z urzędem, ale również w kontaktach między osobami prywatnymi i między osobą prywatną a firmą. Ma więcej zastosowań i można nim podpisać dowolne dokumenty, w tym umowy cywilno-prawne i sprawozdania finansowe przesyłane do Krajowego Rejestru Sądowego. Z podpisem kwalifikowanym możemy zdalnie zawrzeć i rozwiązać umowę oraz podpisać ofertę na potrzeby udziału w aukcjach i przetargach elektronicznych.

Podpis kwalifikowany można kupić u certyfikowanego dostawcy, takiego jak KIR. Firma rozwija usługi podpisu elektronicznego już od ponad 30 lat i jako kwalifikowany podmiot świadczący usługi zaufania, gwarantuje bezpieczeństwo przechowywanych danych. W zestawie do podpisu kwalifikowanego Szafir znajduje się kwalifikowany certyfikat zawierający nasze dane, karta na której zapisany jest certyfikat oraz dane do składania kwalifikowanego podpisu, czytnik kart podłączany do komputera i oprogramowanie, przy użyciu którego możemy podpisać elektronicznie dowolny plik.

Nowoczesną i wygodną formą podpisu elektronicznego jest mobilny wariant – mSzafir, który można pozyskać całkowicie zdalnie, potwierdzając tożsamość za pomocą bankowości elektronicznej. Z mSzafir można korzystać bez fizycznych urządzeń – takich jak karta kryptograficzna i czytnik. Do złożenia podpisu może posłużyć dowolne urządzenie z dostępem do internetu: komputer, smartfon lub tablet. Ważność mobilnego kwalifikowanego e-podpisu zależy od wybranego wariantu i wynosi rok lub dwa lata. Można też skorzystać z wersji jednorazowej, służącej do podpisania jednego dokumentu.

Jak wynika z badań, zainteresowanie podpisem elektronicznym w Polsce w latach 2018-2023 wzrosło trzykrotnie. W 2023 roku, 59 proc. klientów bankowości internetowej deklarowało zamiar pozyskania kwalifikowanego podpisu elektronicznego. Dziś usługi zaufania są standardem w działalności polskiego biznesu i zmieniają się wraz z nim, by sprostać wyzwaniom konkurencyjnego rynku. Podpis elektroniczny jest nowoczesnym narzędziem, które pozwala na digitalizację pracy i stopniową eliminację papieru z komunikacji formalnej. Wdrożony w sprawnie zarządzanej firmie, pozwala na redukcję nawet 75% kosztów, ponoszonych wcześniej na obsługę dokumentacji papierowej. E-podpis jest wygodny i bezpieczny, dlatego sprawdza się w każdych okolicznościach – w relacjach prywatnych, biznesowych i urzędowych.