Zmiany, wprowadzane w przepisach polskiego prawa budowlanego przez kilka ostatnich lat, upraszczają i przyspieszają realizację inwestycji. Duży nacisk położony został na cyfryzację – w wielu sprawach można już dziś bezproblemowo komunikować się online z urzędami, kontrahentami i wykonawcami. Umożliwia to wysyłanie wniosków, zgłoszeń, projektów i innych dokumentów w formie cyfrowej. Jakie dokumenty powinny być opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym?

1 kwietnia 2024 r. w życie weszły dwie nowelizacje rozporządzeń w systemie przepisów budowlanych: dotyczące szczegółowego zakresu i formy projektu budowlanego oraz warunków technicznych, jakim powinny odpowiadać budynki oraz ich usytuowanie. Już w 2021 r. powołano portal e-Budownictwo, który umożliwia dostęp do cyfrowych usług Głównego Urzędu Nadzoru Budowlanego.

Warto wiedzieć, że w przypadku inwestycji budowlanych organy administracji architektoniczno-budowlanej do zatwierdzania projektów architektoniczno-budowlanych i projektów zagospodarowania terenu już dziś wymagają kwalifikowanego podpisu elektronicznego.

Kwietniowa nowelizacja nie jest ostatnią z zapowiadanych zmian. Docelowo większość procesów zostanie przeniesiona do świata cyfrowego. Za przykład może posłużyć dziennik budowy, który planowo od 2030 r. nie będzie już wydawany w postaci papierowej. To oznacza, że również pole zastosowań kwalifikowanego podpisu elektronicznego konsekwentnie się poszerza i e-podpis staje się niezbędnym narzędziem nie tylko w strefie zawodowej, ale też prywatnej.

Kierunek: cyfrowa przestrzeń

W odpowiedzi na potrzeby coraz bardziej cyfrowego społeczeństwa, stopniowo postępuje proces cyfryzacji usług administracji publicznej i zmiany w towarzyszących mu regulacjach. W kontekście branży budowlanej obowiązuje już elektroniczny dziennik budowy (dokument zawierający chronologiczne informacje o wszystkich pracach budowlanych, inspekcjach czy przeglądach prowadzonych w okresie realizacji inwestycji) oraz książka obiektu budowlanego. Drogą elektroniczną można również zawierać umowy z kontrahentami, wykonawcami oraz podwykonawcami inwestycji.

Elektroniczny dokument wymaga elektronicznego podpisu

Warunkiem prawidłowego złożenia dokumentu jest opatrzenie go swoim podpisem. W przypadku dokumentów elektronicznych odpowiednikiem podpisu własnoręcznego jest kwalifikowany podpis elektroniczny. Ze względu na wszechstronność zastosowań, lawinowo rośnie liczba jego użytkowników. E-podpis z powodzeniem zastępuje długopis w załatwianiu wielu codziennych spraw – jak podpisanie zgód rodzicielskich online w szkole, potwierdzenie dokumentów administracyjnych czy dopełnienie formalności biznesowych jak umowy cywilno-prawne, czy faktury. Zależnie od potrzeb, z kilku dostępnych wariantów, można wybrać najlepiej dopasowaną opcję. Dla pojedynczych dokumentów wystarczy jednorazowy podpis elektroniczny dostępny w formie mobilnej, a w przypadku częstego wykorzystywania warto postawić na wersję długoterminową, także w formie mobilnej lub w pakiecie z kartą oraz czytnikiem.

Podpis kwalifikowany można uzyskać u certyfikowanego dostawcy, takiego jak KIR, który oferuje usługę Szafir i mSzafir. Zamówienie należy złożyć przez internet, a certyfikat z kartą, czytnikiem oraz aplikacją można odebrać w placówce wskazanej na zamówieniu – w jednym z 12 regionalnych oddziałów KIR lub jednej z prawie 800 placówek należących do autoryzowanych partnerów dostawcy.

W ofercie KIR jest także mSzafir, czyli mobilna wersja podpisu kwalifikowanego, która nie wymaga żadnych dodatkowych narzędzi. Co ważne, mSzafir jest dostępny w wersji jednorazowej, umożliwiającej autoryzację pojedynczego dokumentu, w wersji długoterminowej dla wielu dokumentów oraz w wariancie integracyjnym, skierowanym do biznesu, dzięki któremu możliwe jest wdrożenie e-podpisu w oprogramowaniu IT firmy i składanie podpisów online wprost z wewnętrznego systemu firmy.